Datum sist, inte först
Det är lätt att börja en konferensbokning med kalendern. Men om mötet inte måste hållas en viss dag vet jag att det är klokare att börja i en annan ände.
Jag ser samma mönster år efter år. Slutet av april, maj och en bit in i juni är Båsenberga i det närmaste fullbokat. Sedan kommer sommaren och konferensmarknaden lugnar ner sig innan den vaknar till liv igen i mitten av augusti och rullar på genom september och oktober. November blir det där svenska ”lagom” och det blir till en stilla väntan på julbordssäsongen.
Lite förenklat. Alla vill ha samma veckor. Ingen vill ha de andra.
Det märkliga är att många av mötena hade fungerat lika bra under de lugnare veckorna. En ledningsgrupp behöver prata strategi. Ett arbetslag behöver lära sig något nytt. Kollegor behöver komma bort från vardagen för att tänka tillsammans. Det viktiga är att de får tiden och platsen att göra det. Ändå börjar bokningen ofta med att någon säger: ”Vi har hittat ett datum.”
Jag har länge tänkt att det bara är så här konferensbranschen fungerar. Men ju mer jag funderar på det, desto mer tror jag att det är en vana snarare än en naturlag och att den vanan kostar bägge parter pengar.
Alla vill samma sak, samtidigt
Det här är inte unikt för oss. Flyget har prissatt säsong/efterfrågan i decennier. Storstadshotell yieldar priset nästan per timme. Hela besöksnäringen vet att efterfrågan går i vågor och att den som kan flytta sig i vågen mot strömmen får betydligt mer för pengarna. Ändå är vi i konferensbranschen fortfarande dåliga på att faktiskt kommunicera det till dem som bokar.
Jag skrev lite gällande det här redan i inlägget om att ingen vet vad som händer om tre månader, tipset att närma sig oss med ett flexibelt datumfönster istället för ett låst datum, för att fånga de luckor som uppstår med kort varsel. Det handlade om timing i närtid. Det jag nu landat i handlar om något större, själva ordningen man fattar beslutet i.
Fel ordning kostar pengar
De flesta konferensbokningar går till på samma sätt. Någon i organisationen bestämmer ett datum. Ett styrelsemöte passar då, alla chefer är lediga då, kalendern råkar vara tom då och först därefter börjar man leta efter plats och pris. Datum är den variabel som bestäms först, för att det är den som är enklast att lösa internt. Plats och pris blir en eftertanke, det man tar ”sen”
Vänder man på ordningen förändras allt.
Fråga istället, vad är syftet med den här dagen? Är det vidareutbildning, informationsöverföring, strategiarbete. Är det något som inte kräver ett specifikt datum för att fungera? Då är det just den typen av möte som passar perfekt i vår lågsäsong, till ett pris som är en helt annan historia än i maj. Sätt syfte och plats först, och låt datumet, inom ett rimligt fönster, bli den sista pusselbiten istället för den första.
Det här gäller förstås inte alla tillfällen att mötas. En sommarfest ska vara på sommaren. En kickoff efter semestern förlorar ju sin poäng om den läggs i oktober. Men merparten av det som fyller våra kalendrar i maj är varken det ena eller det andra, det är möten som lika gärna, och betydligt billigare, kunde genomföras i den så kallade ”lågsäsongen”
Varför gör man det ändå inte?
Jag tror inte det handlar om ovilja, utan mer om att möten som kategori har lågt motstånd mot att skjutas på, eller förläggas tidigare. Svenska Mötens VD har sagt att möten och utbildning är det första företag drar ner på när det blir kärvt vilket också säger något om hur lätt de är att flytta när det inte blir kärvt. Eller om det är kärvt så borde ett attraktivt pris vara mer välkommet.
Lägg till det en arbetskultur där sommaren praktiskt taget stänger ner juni till augusti, och en budgetcykel som gör att våren blir den naturliga starten på ”året” för många organisationer, så uppstår samma tratt om och om igen, utan att någon egentligen valt den.
Jag är naturligtvis inte ensam om att se det här. Flera europeiska besöksmål jobbar aktivt med att bryta samma mönster genom att sälja det som gör platsen unik, snarare än vilken kalendermånad det råkar vara och det är precis den logiken vi vill föra vidare, fast riktad till den enskilda bokaren istället för en hel destination.
Vi kan hjälpa varandra tjäna pengar
Det jag tar upp här är inte ett rabatterbjudande. Utan det är en uppmaning till en omvänd ordning. Syfte, plats, datum, i den ordningen, inte tvärtom. Gör ni det får ni ofta ett bättre pris och en lugnare anläggning. Win-win, ingen av oss förlorar på det.
Så nästa gång någon i er organisation redan bestämt ett datum för nästa strategidag fråga då ”varför just det datumet” Om svaret är ”för att kalendern råkade vara ledig då”, är chansen god att ni båda kunde fått mer för pengarna genom att vänta med den frågan till sist.
